Alkhadim – Bureau d’ordre

ALKHADIM GESTION DE COURRIERS  est une solution de Gestion de Bureau d’ordre destinée à l’administration marocaine, elle couvre tous les aspects de la dématérialisation et du dispatching du courrier entrant et sortant jusqu’à son exploitation.

 ALKHADIM GESTION DE COURRIERS  permet un certain nombre de traitements inhérents à la distribution du courrier à savoir : la diffusion et la gestion facile du courrier des administrés, l’envoi des alertes de non- traitement, le classement et la recherche aisée de tous leurs courriers, le suivi et le contrôle efficace de l’activité courrier.

 ALKHADIM GESTION DE COURRIERS est aussi une interface dotée d’une ergonomie intuitive avec une mise en œuvre rapide et une administration simple

LA SOLUTION INTRANET POUR LA GESTION DU BUREAU D’ORDRE OFFRE LES FONCTIONNALITÉS SUIVANTES :

• La dématérialisation du courrier entrant, passe par sa numérisation sous forme d’image électronique identique au document papier, avant son intégration dans  ALKHADIM GESTION DE COURRIERS pour son traitement.
  • La classification et l’indexation des courriers entrants et sortants pour une localisation (recherche par filtre) et une réutilisation plus rapide des documents archivés.
  • La diffusion instantanée des courriers dans sa version numérique vers les services concernés. Le courrier devient accessible à l’ensemble des administrés habilités à le consulter.
  • La notification du traitement à faire et le choix de la personne  chargée  de  le faire : aucune dépendance par rapport aux délais de livraison des courriers.
  • La prise en charge d’un courrier peut commencer dès son enregistrement dans l’application
  • La Consultation des courriers à traité, disponible dans les bannettes virtuelles des agents concernés.
  • La gestion des états d’un courrier : non lu, lu, traité, urgent, archivé
  • La rediffusion du courrier en lui associant une nouvelle liste de diffusion si son traitement passe par un autre service.
  • La gestion des alertes et des délais maximum de traitement (avec indicateurs visuels et sonores).Il est possible de désactiver la date limite de traitement pour certains courriers qui ne demandent pas de traitement tel que les notes de services.
  • La possibilité d’ajouter des annotations et des commentaires à un courrier pour permettre aux autres destinataires (services ou administrés) de profiter des remarques pour un traitement efficace et rapide des correspondances.
  • La recherche d’un courrier grâce à des mots- clés (ou le préfixe de sa référence).
  • La visualisation simultanée des index et des commentaires du Courrier.
  • L’utilisation et la définition des modèles de courriers qui offre la possibilité de générer rapidement les réponses à certains types de courrier récurrents.
  • La possibilité d’utiliser une réponse existante et de l’adapter pour répondre à un nouveau courrier.
  • L’automatisation des étapes du traitement du courrier à l’aide de la gestion de processus métier (WORKFLOW).
  • L’édition du cycle de vie d’un courrier car toutes les étapes d’un traitement de courrier est enregistré dans un historique
  • La génération automatique d’un d’accusé de réception dès l’enregistrement d’un courrier.
  • L’organisation de la liste des destinataires par direction et services
  • La consultation de l’ensemble du courrier à traiter ou en cours de traitement.
  •   Le regroupement des courriers liés dans un même dossier électronique pour une gestion conjointe de tous ces documents.
    • La gestion particulière d’un courrier nominatif destiné à un agent absent ou ayant quitté l’administration
    • La gestion des utilisateurs et leurs droits permettent une réelle politique de confidentialité.  ALKHADIM GESTION DE COURRIERS et grâce à sa gestion des droits très souple, donne la possibilité d’affecter des droits spécifiques à chaque utilisateur, groupe d’utilisateurs ou service
    • La gestion de l’interface grâce à un outil de paramétrage entièrement administrable.
    • La réalisation d’audit grâce à des statistiques de délais de traitement qui peuvent venir compléter les indicateurs de bon fonctionnement de l’organisation et suivre efficacement l’activité courrier dans l’administration.
    • La gestion de la traçabilité du courrier qui revient à répondre à des questions du type :

• Qui écrit ?A qui est adressé le document ?Quel en est l’objet ?Quel délai de traitement lui a été attribué ?Quel en est son état de traitement?

• PRINCIPE DE LA DÉMATÉRIALISATION

La dématérialisation vise à conserver une copie numérique de sauvegarde des courriers entrants dans un but de traçabilité ou de consultation rapide des documents archivés, mais elle apporte aussi une dimension supplémentaire en supprimant tout ou partie de la circulation physique des documents entrants. Ces derniers peuvent alors être directement rangés dans les archives documentaires

La dématérialisation est une suite de processus qui permettent de transformer un flux de documents, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux et traitements numériques.

Les éléments dématérialisés peuvent être de natures très diverses. Il peut s’agir de documents Administratifs : des courriers papiers entrants, des fax et des notes de service qui seront numérisés avant d’être transmis et archivés.

La manipulation est automatisée par le biais d’un outil de gestion des processus métier (WORKFLOW)

• LES ATOUTS DE LA DÉMATÉRIALISATION

La dématérialisation des documents genre des performances de traitements et offre des atouts fonctionnels à savoir :

• La simplification de la circulation des documents dans l’administration.
  • L’uniformisation et la structuration des processus de traitement des dossiers électroniques et répartition de la charge de travail selon l’organisation.
  • Le classement dynamique en dossier électronique de tous les documents entrants et sortants.
  • Le pilotage à chaud et suivi en temps réel de l’activité.

• Lister les Indicateurs de performance des traitements de courrier par rapport à un ou plusieurs services d’une administration.
  • Optimisation du travail de tous les acteurs de la chaine de traitement de la demande.
  • Réduction du temps de traitement des courriers pour une meilleure réactivité.
  • Moyen pour éviter la perte d’un courrier.
  • GESTION DU COURRIER ENTRANT

La gestion du courrier entrant permet :

• Le Tri et la validation du courrier.
  • La génération automatique d’un accusé de réception.
  • La Numérisation et l’indexation automatique du courrier et des pièces jointes.
  • La distribution du courrier aux services et aux administrés concernés.
  • Le déclenchement du Workflow.
  • La saisie de commentaires et de mots clés.
  • L’affectation d’un délai de réponse.
  • La mise en place d’outils de rappel.
  • Le traitement du courrier et la génération de réponse.

• GESTION DU COURRIER SORTANT

A l’instar du courrier entrant la gestion du courrier sortant permet :

• La rédaction d’une réponse ou d’un courrier à expédier.
  • L’indexation du courrier à expédier avec la saisie de commentaires et de mots clés.
  • L’affectation du courrier à une liste de destinataires.
  • Le rattachement de la réponse à un ou plusieurs courriers reçus.
  • L’émission d’une demande de validation du courrier par le responsable hiérarchique.
  • L’enregistrement du type d’envoi (affranchissement simple ou avec un accusé de réception).

• L’archivage des courriers retournés et des accusés de réception associés.

• LA GESTION DES DOSSIERS

Un dossier est un regroupement de courriers ayant un rapport les uns avec les autres. Ces courriers liés, entrants ou sortants, sont enregistrés sous la même référence du dossier dans un ordre chronologique, offrant ainsi un suivi complet des échanges courriers. Cette gestion permet les actions suivantes :

• Une fois numérisés, les documents constitueront un dossier électronique attaché à un traitement de l’ensemble des échanges relatifs à un courrier.
  • La consultation et l’édition d’un dossier.
  • L’affectation d’un statut à un dossier (en instance, clos, en suspend …).

Le WorkFlow, est la gestion électronique des processus métier, son objectif est l’organisation des processus de fonctionnement d’une administration et leurs mises en œuvre par rapport à un métier.

La gestion électronique de processus implique la modélisation des procédures de travail et la prise en compte de tous les aspects reliés au fonctionnement de l’administration (incluant les acteurs, les tâches et les documents) en respectant les modes opératoires existant dans l’organisation.

Les WorkFlow dans  ALKHADIM GESTION DE COURRIERS permettent le suivi de courriers nécessitant un traitement complet. Ces WorkFlow sont intégrés dans l’application de gestion du courrier et gèrent :

• L’absence des utilisateurs et la redirection des traitements,
  • Les relances périodiques programmables,
  • Les alertes à l’approche de l’échéance,
  • La traçabilité intégrale des opérations dans le fichier PDF,
  • Le cheminement et le circuit de validation.
  • Les délais à respecter

Ainsi pendant le traitement d’un courrier, il sera possible :

• De connaître l’état d’avancement du traitement d’un courrier.
  • L’intervenant impliqué à ce stade du processus.
  • Les décisions à prendre et les actions à mener.
  • Les validations à faire pour que le processus suive son cours normal.

La solution  ALKHADIM GESTION DE COURRIERS est basée sur une architecture client-serveur trois-tiers constitué d’un serveur applicatif, un serveur de bases de données et un client léger de type “browser” (navigateur Internet).

Le client envoi une requête de recherche, de traitement ou de consultation de courriers au serveur applicatif qui interroge le serveur de bases de données dont il récupère ou modifie des données et qui, ensuite, affiche le résultat de l’opération au niveau du client.

ARCHITECTURE INTRANET  C2M BR

CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES ET FONCTIONNELLES

ALKHADIM GESTION DE COURRIERS déploie des techniques du ‘Web’ pour la gestion complète du bureau d’ordre c’est une solution dynamique et interactive avec une Interface ergonomique et d’un design simple mais professionnel et une utilisation triviale et conviviale. Parmi ces caractéristiques :

• Solution 100% Full-Web manipulable sur des clients légers.
• Richesse fonctionnelle similaire aux logiciels traditionnels.
• Solution  développé  dans   le   respect  des standards  actuels     pour assurer sa compatibilité et son bon fonctionnement.
• Développée autour d’une couche d’abstraction rendant transparent l’accès aux données, dans le but de supporter plusieurs.
• Application multiutilisateurs.
• Architecture à 3 niveaux (client léger, serveur d’application, serveur de données).
• Zéro déploiement, il n’est pas nécessaire d’installer l’application sur les postes, un simple Navigateur Internet suffit.
• Utilisation de client léger (browser) vise à éviter à la fois l’installation. des applications sur le poste utilisateur. Toute la logique de traitement est présente sur le serveur et évite les problèmes de compatibilités avec les environnements d’exécutions.
• Conçue pour supporter les outils de navigation les plus courants. Ne nécessitant aucun plug-in.
• Solution Cross-Platform Conforme aux usages du Web compatible avec des environnements hétérogènes).
• Solution dial-up facilité de connexion en intranet à partir de n’importe quel poste autorisé.
• Sauvegarde centralisée sur le serveur.
• Pas de risque de fuite de données par le poste utilisateur.
• Maintenance  et  mises  à   jour   simplifiées   accélérées et  centralisées,   opérés directement sur le serveur et transparente pour l’utilisateur.
• Protection physique du serveur fourni avec l’application par un programme installé dans le système de la machine.
• Utilisation de la technologie RAID physique pour palier à l’éventuelle défaillance : l’activité ne sera pas bloquée (maintien du service).
• Politique de sécurité du serveur :
  • Limitation des services actifs
  • Fermeture des  ports réseau
  • Blocage des comptes inutiles
  • Configuration de la pile TCP/IP
• Gestion des comptes utilisateurs : Création d’un annuaire LDAP
• Création des groupes de profils : Attribution des droits par groupe
• Configuration   des   paramètres   courriers     (classification des catégories de courriers, délais des réponses, type d’alertes).
• Statistique et historique des utilisations.
• Statistiques    globales   de    traitement    du    courrier :   délai   moyen,    retards, provenance des courriers, etc.
• Génération de rapports (données et graphiques) : par date, par catégorie, par services.