Le المواصفات هي أداة قيمة عندما تكون على وشك بدء مشروع.
سواء كنت تخطط لإطلاق موقع الويب الخاص بك، أ تطبيق الهاتف المحمول, لجعل إعادة التصميم, أو أي شيء آخر مشروع رقميإن وضع المواصفات هو الخطوة الأساسية الأولى في أي مشروع ناجح.
ولمساعدتك على إتقان الكتابة في متناول يدك، نوضحها في هذا المقال ما هي المواصفاتوما هو استخدامه وما هي أنواعه المختلفة (المواصفات الوظيفية و المواصفات الفنية).
نحن نقدم لك أيضا لدينا قالب المواصفات، لمساعدتك في كتابة ما يخصك.
لا تهمل هذه الخطوة لما قد تمثله من وقت للكتابة: فهي تسمح لك بذلك اكتساب الكفاءة ومن ثم، تحديد الخطوط العريضة للمشروع بوضوح، وتوقع الصعوبات وتجنب الأخطاء.
المواصفات: التعريف
ما هي المواصفات؟
المواصفات هي وثيقة تحدد إطار المشروع ككل. ال الاحتياجات، ال الأهداف، القيود، الميزات المتوقعة، يتم إضفاء الطابع الرسمي على المواعيد النهائية والميزانية بأدق طريقة ممكنة.
تستخدم داخليًا أو خارجيًا، ويمكن أن تصبح تعاقدية في حالة توقيع الخدمة، وتكون إلزامية في حالة التوقيع على الخدمة. دعوة للمناقصةs.
ما هي المواصفات ل؟
المواصفات تسمح بما يلي:
- de فكر في أهدافك وتعريفهم. ستتمكن بعد ذلك من تحديد العناصر التي يجب توافرها للرد عليها؛
- لتحديد الأولويات من المشروع ;
- d’مساعدة المحاورين لتقديم النصح لك بأفضل ما يمكن؛
- d’تقدير الميزانية والمواعيد النهائية اللازمة لإنجاز المشروع بنجاح.
بشكل ملموس، ستكون المواصفات بمثابة أ أساس للتخطيط وإدارة المشاريع.
من يجب أن يكتب المواصفات؟
من الناحية المثالية، يجب أن تكون مواصفات المشروع مكتوبة من قبل الشركة التي بدأته. يمكن أن يكون مدير المشروع أو صاحب المشروع وهذا يتيح:
- أفضل تعكس ثقافة الشركة وقيمها من أي شخص خارجي،
- للبقاء في أقرب وقت ممكن للحاجة للمستخدم النهائي.
لا تتردد في إحاطة نفسك بالخبراء الذين يمكنهم تقديم النصح لك، ولكن أيضًا في جمع المعلومات من المستخدمين النهائيين، لأنهم هم، في النهاية، من سيستخدم الحل.
ومع ذلك، إذا قمت بالاتصال على مزود الخدمة الخارجية، مثل وكالة ويب، لإنشاء المواصفات الخاصة بك، سيكون عليك فقط التحقق من صحة العناصر المختلفة والتأكد من تغطية المحيط جيدًا.
كيفية وضع المواصفات؟
الخطوة 1: التحليل الوظيفي
قبل البدء بكتابة المواصفات، يجب إجراء تحليل وظيفي أولي. فهو يجعل من الممكن أولاً تحديد الحاجة بوضوح، ثم ترجمتها إلى وظائف.
وللقيام بذلك، نوصي باستخدام أداتين سهلتي الاستخدام: الوحش ذو القرون و مخطط الأخطبوط.
الوحش ذو القرون
يساعد الوحش ذو القرون في تحديد الحاجة من خلال الإجابة على هذه الأسئلة:
- من هو المنتج أو الخدمة المفيدة؟ إنه المستخدم النهائي.
- ماذا يتصرف؟ نحن نتحدث عن البيئة هنا.
- لأي غرض؟ هذه هي الحاجة.
لنأخذ مثالاً بسيطًا، مصباح بجانب السرير:
- يقدم خدمة لمستخدمه؛
- فهو يؤثر على سطوع الغرفة.
- والغرض منه هو إلقاء الضوء على الغرفة.
بمجرد تحديد الحاجة، يمكننا أن نستنتج الميزات.
مخطط الأخطبوط
ستساعدنا هذه الأداة في استنتاج الوظائف اللازمة لتلبية الاحتياجات المحددة مسبقًا:
- les الوظائف الرئيسية (FP) التي تستجيب مباشرة للحاجة؛
- les وظائف مقيدة (FC) التي تلبي الاحتياجات الثانوية التي قد تكون مرتبطة ببيئة العمل أو الجماليات أو السعر أو التأثير البيئي.
دعونا نواصل مع مثال مصباح السرير.
ويمكن تعريف الوظائف المختلفة على النحو التالي:
- FP1: إضاءة غرفة المستخدم؛
- FC1: لا تبهر المستخدم؛
- FC2: تقديم تصميم حديث وممتع؛
- FC3: أن يكون سهل الاستخدام؛
- FC4: بسعر تنافسي؛
- FC5: لا تستهلك الكثير من الطاقة.
وإليك كيفية تصميمها باستخدام مخطط الأخطبوط.
الخطوة رقم 2: المواصفات الوظيفية
Le المواصفات الوظيفية يهدف إلى رسم الخطوط العريضة للمشروع. فهو يسمح لك بتحديد الاحتياجات التي يجب أن يلبيها المنتج المستقبلي، من حيث الوظائف.
وسيتم إرسالها لاحقًا لتكون بمثابة أساس للمواصفات الفنية التي تعكس الاحتياجات وظيفية en المواصفات التقنيات.
في كثير من الأحيان، يتم العثور على المواصفات الوظيفية والفنية في نفس الوثيقة الشاملة، ولكن يمكن أيضًا كتابتها بشكل منفصل.
الخطوة 3: المواصفات الفنية
تؤكد المواصفات الفنية على الجزء الفني للمشروع. إنه يترجم الاحتياجات وظيفية في المتطلبات الفنية، ويسلط الضوء على القيود المختلفة.
تعتبر هذه الوثيقة ضرورية لعمل المطورين، من أجل تعظيم فرص تلبية احتياجاتهم بدقة.
المواصفات: مثال
هنا أ قالب المواصفات في 10 خطوات:
- العرض التقديمي للشركة,
- عرض المشروع،
- الهدف,
- المنافسة,
- ميثاق الرسم والمريح،
- غلاف الميزانية,
- مواعيد الانتهاء،
- المواصفات الوظيفية،
- المواصفات الفنية،
- الملاحق.
يجب بالطبع تكييف هذا المثال للمواصفات وفقًا لمشروعك وتعقيده.
1. عرض الشركة
يتيح لك هذا الجزء الأول وصف الشركة بسرعة حتى يتمكن مزود الخدمة الخارجي من فهم هوية عميله بوضوح:
- قطاع النشاط،
- الأعمال الأساسية,
- المنتجات أو الخدمات الرائدة،
- المحاورين.
ليس من الضروري أن تكون شاملاً، ما عليك سوى إدراج المعلومات الأساسية حول عملك حتى يتمكن الشخص من فهمها في بضعة أسطر سبب وجودها (له why).
2. عرض المشروع
- السياق
ما هي الاحتياجات التي ينبغي أن تلبيها؟ لماذا ظهرت هذه وكيف؟ لمن سيكون هذا مفيدًا؟ الهدف هنا هو جعل الناس يفهمون خصوصيات وعموميات المشروع، بحيث يفهم جميع المشاركين فيه القضايا ويعملون على الاستجابة لها بأفضل ما يستطيعون.
- الأهداف
يمكن لنفس النوع من المشروع إخفاء نوايا وأهداف مختلفة. ولهذا السبب من الضروري معرفتها من أجل التحرك في الاتجاه الصحيح واتخاذ القرارات الصحيحة.
الهدف الجيد هو هدف ذكي:
- محددة (محددة بوضوح)،
- قابلة للقياس (قابلة للقياس الكمي) ،
- قابلة للتحقيق (توفر الموارد اللازمة)،
- واقعية (ذات صلة)،
- محدد مؤقتًا (حدد موعدًا نهائيًا)
© القيمة الواردة
- المحيط
هل المشروع يخص شركة؟ مجموعة؟ هل التأثير إقليمي أم إداري أم وطني أم دولي؟ هل يشمل استخدام عدة لغات؟
- العناصر الموجودة
هنا، يمكنك تضمين العناصر الموجودة، المفيدة للتنفيذ: الإصدارات السابقة، نماذجووثائق العرض واسم المجال وما إلى ذلك.
- نطاق المشروع
معرفة نطاق المشروع يسمح لك أن تأخذ قرارات مستنيرة وتكيفها بشكل أفضل. لن نقدم نفس منصة التجارة الإلكترونية اعتمادًا على حجم حركة المرور المتوقعة أو عدد المنتجات المعروضة.
إقرأ أيضاً: فهم تقنية RFID
3. الهدف
كلما تمكنت من وصف هدفك (أو أهدافك) بدقة أكبر، زادت احتمالية تحقيقه. هذا تمرين ليس من السهل تنفيذه، لكنه سيساعدك سيوفر الكثير من الوقت، بمجرد الانتهاء من العمل.
وصف الخاص بك شخصية تسويقية، أي الملف الشخصي النموذجي الوهمي لعميلك المثالي، مع الحد الأقصى من المعلومات:
- الاسم الأول,
- العمر,
- الوضع الشخصي،
- مهنة,
- الراتب,
- مراكز الاهتمام،
- الأسئلة، المشاكل التي واجهتها، القيود،
- مقتطفات من الجمل المكتوبة أو المنطوقة، ونوع المفردات المستخدمة.
للحصول على هذه المعلومات، يمكنك:
- اطرح أسئلة على عملائك؛
- تحليل المعلومات من التوقعات الخاصة بك؛
- قراءة المناقشات في المنتديات التي تتناول مشاكلهم؛
- جمع معلومات أكثر دقة عن نماذج الاتصال أو التنزيل.
4. المنافسة
لكي تنجح في تحديد موقعك، عليك أن تعرف منافسيك:
- رئيسي,
- ثانوي,
- نقاط القوة والضعف لديهم،
- عناصر التمايز الخاصة بك مقارنة بها.
بعد ذلك، لديك الحرية في تحديد موقعك من خلال تقديم شيء جديد بشكل أساسي، أو ما شابه ذلك، ولكنه يلبي احتياجات الهدف بشكل أفضل.
5. ميثاق رسومي ومريح
يعد هذا الجزء مفيدًا للكتابة عندما يكون لديك بالفعل ميثاق رسومي، وتريد الاحتفاظ به للمشروع أو إنشاء ميثاق جديد، ولكنه يتوافق مع هذا.
يمكنك عرض العناصر التالية:
- شعار,
- الطباعة,
- الألوان,
- إلخ.
6. مظروف الميزانية
يساعد تقديم تقدير للميزانية الإجمالية في توجيه الإمكانات مقدمي الخدمات لإعداد عروض أسعارهم.
فاحرص على عدم الاستهانة به، وأنه يتوافق مع طلباتك.
7. المواعيد النهائية للانتهاء
تحديد الموعد النهائي عندما ينبغي إطلاق المشروع.
كما هو الحال مع الميزانية، لا تقلل من الوقت اللازم لإكمال كل عنصر، وكن واقعيًا.
💡من المفيد معرفة: قد يتم تضمين تاريخ تسليم المواصفات في عرض أسعار أو في فاتورة ويصبح تعاقديًا.
بالنسبة للمشاريع المعقدة، لا تتردد في تحديد معالم مختلفة واقتراح جدول زمني في شكل مخطط جانت.
8. المواصفات الوظيفية
- الميزات
يهدف الجزء الوظيفي من المواصفات إلى ترجمة الاحتياجات إلى وظائف.
كلما قمت بتفصيل هذا الجزء، قل خضوع الوظائف للتفسير وزادت التسليمات سوف تقترب مما تريد.
وصف كل ميزة على النحو التالي:
- عنوان,
- الهدف,
- وصف,
- الوظائف الفرعية،
- القيود وقواعد الإدارة،
- مستوى الأولوية.
- الشجرة
إذا كان مشروعك يتعلق بموقع الإنترنت أو أ تطبيق جوال، تقترح في المواصفات رؤيتك للهيكل الشجرة :
- الفئات,
- الفئات الفرعية,
- الملاحة,
- منظمة.
- المحتوى
أدرج هنا أنواع المحتوى المختلفة التي قد تظهر هناك، مثل:
- مشاركات المدونة،
- مقاطع فيديو,
- صور,
- وثائق للتحميل.
لا تتردد في تقديم تفاصيل حول الطريقة التي ترغب في تقديمها وإدارتها.
9. المواصفات الفنية
الجزء الفني من المواصفات يتكون من الوصف كيف الميزات، والتي تلبي الحاجة المعلنة ، سيتم تنفيذها.
ويسلط الضوء على المتطلبات الفنية والقيود التي يواجهها المشروع لتلبية الاحتياجات، ويذكر أيضًا التفضيلات.
فيما يلي قائمة غير شاملة بالعناصر التي يمكن معالجتها:
- طرق الدفع عبر الإنترنت,
- حل الاستضافة,
- بنية الخادم,
- اختيار النظام الأساسي أو نظام إدارة المحتوى،
- أدوات الإدارة,
- قيود التكامل،
- لغة الكمبيوتر,
- إدارة أمن البيانات،
- صيانة,
- الهجرة,
- التوافق مع المتصفحات،
- إلخ.
10. الملاحق
ضع هنا جميع المستندات المفيدة للتفكير في المشروع أو تنفيذه، مثل الإطارات السلكية، نماذج، نماذج بالحجم الطبيعي، مسودات، الخ.
المواصفات وخفة الحركة لتوقع التطورات
Le المواصفات ضروري لإعطاء إطار لمشروعك، ومساعدتك على التفكير و إضفاء الطابع الرسمي على احتياجاتك وأهدافك. فهو يتيح لهم التواصل مع مختلف أصحاب المصلحة في المشروع، حتى يتمكن الجميع من اتخاذ قرارات مستنيرة في عملهم و تقديم الحلول للإجابة عليه بأفضل ما يمكن.
ومع ذلك، فمن الضروري تقبل أن المشروع يمكن أن يتطورإما لأن عناصر خارجية جديدة تأتي لتغيير الوضع، أو لأنه من الصعب أن تكون شاملاً ودقيقًا تمامًا في التعبير عن احتياجاتك.
هذا هو المكان الذي يكون فيه العمل بطريقة Agile أمرًا مثيرًا للاهتمام، لأنه يسمح لك بتقديم نسخة وظيفية من المنتج في أسرع وقت ممكن، حتى تتمكن من إجراء تعديلات على المواصفات أثناء المشروع.
