حاليًا، يستخدم كتاب العدل تقنيات جديدة لتحسين وظائفهم. وقد تم وضع العديد من الأنظمة، مثل تجريد الوثائق الأصلية من الطابع المادي. تم إجراء تغييرات على استلام المستندات وتوقيعاتها.
الأدوات الرقمية التوثيق
تم وضع ثلاثة حلول لتحقيق الرقمنة في مهن كاتب العدل.
الهوية الرقمية: تم إنشاء أداة التوثيق هذه في سبتمبر 2015. ويختلف كل معرف حسب كل مهنة كاتب عدل. بفضل هذا النظام، يتم إنشاء جسر بين محترفي كاتب العدل. وفي هذه الحالة، فإنه يسهل الاستخدامات، خاصة فيما يتعلق بالتنقل.
المفتاح الحقيقي: له نفس شكل مفتاح USB. يسمح لكاتب العدل بالتوقيع إلكترونيًا على الصك ووضع ختمه عليه. يجب أن يتوافق التوقيع الإلكتروني مع لائحة EIDAS (التعريف الإلكتروني وخدمات الثقة الإلكترونية).
الشبكة الحقيقية: تم تصميم هذا النظام لاستضافة الأدوات والخدمات المخصصة للموثقين وزملائهم.
إضفاء الطابع المادي على وثائق التوثيق
يمكن توقيع الصك الموثق إلكترونيًا اعتبارًا من عام 2008. ويمكن بعد ذلك التصديق على الصكوك عن بعد عبر مؤتمر بالفيديو. وهذا يسهل الإجراءات ويسمح للموثقين بزيادة إنتاجيتهم. بالإضافة إلى ذلك، فإن المستندات أكثر أمانًا، لأنه سيتم تحويل التنسيقات الورقية إلى ملف إلكتروني. قيمة المستندات الرقمية هي نفس قيمة المستندات المكتوبة على الورق. يتم تسجيل المستندات في مسجل مركزي إلكتروني آمن. يمكن فقط لكاتب العدل وخلفائه الوصول إليه إذا لزم الأمر. سيتم الاحتفاظ بها لمدة 75 عامًا أو 100 عام إذا كان هناك شخص ضعيف. ومن ثم سيتم إحالتها إلى الأرشيف الوطني. منذ 1 يناير 2018، طلبت المصالح المسؤولة عن تسجيل الأراضي من كتاب العدل إرسال مستندات معينة في شكل إلكتروني. ويتعلق الأمر بعدة أعمال، منها أعمال البيع والشهادات العقارية بعد الوفاة.
مزايا التجريد من المواد على علاقات العملاء
الرقمنة تسهل التواصل بين كاتب العدل وموكله. يمكن للأخير أن يرسل له المستندات اللازمة ببضع نقرات فقط. في هذه الحالة، يمكن لكاتب العدل والعملاء توفير الوقت والحد من السفر. كما يصبح تنفيذ الإجراءات أسرع. يمكن للعملاء تحديد موعد عبر الإنترنت مع كاتب العدل باستخدام هذا النظام. يحق للعميل أيضًا طلب نسخة أصلية من مستند ورقي إذا رغب في ذلك. وقد تم وضع ميثاق لضمان أمن هذا الحل. هدفها تطوير المواقع الرقمية وتشجيع العملاء على استخدامها.
