أنت مقتنع به الفوائد التي يمكن أن تقدمها برامج إدارة المشاريع في المغرب لنشاطك وإنتاجيتك. تظهر العديد من الحلول كل عام. ال اختيار الأداة المناسبة لك وبالتالي يمكن أن يكون صعب.
قبل أن تقرر، من الضروري أن تسأل نفسك الأسئلة الصحيحة. ما هي الخاص بك الاحتياجات ؟ ما هي أنواع المشاريع و المهام التي تقودها بشكل يومي؟ كم الناس يعملون هناك في وقت واحد وما هو الخاص بك الميزانية ?
ما هي الميزات التي أحتاجها؟
حل مناسب
تقدم جميع برامج الكمبيوتر لإدارة المشاريع جوهر مشترك من الوظائف. لكن البعض لديه خيارات إضافية.
لا تختر الإصدار الذي يوفر أكبر قدر من الإمكانيات بأقل سعر. ومن الحكمة أن تحديد ما تحتاجه وانتقل إلى الشخص الذي سوف يستجيب بطريقة مستهدفة لتوقعاتك. اختر حل لطيف لإدارة المشروع و مصممة خصيصا. سيكون استخدامه أقل تعقيدًا وسيستخدمه موظفوك بسهولة أكبر.
اعتمادًا على عدد المشاريع التي سيتم معالجتها في وقت واحد ونوعها وحجم فرقك، يمكنك تحديد برنامج إدارة المشاريع، مختلفة, مجانا، على الاشتراك أو في مفتوح المصدر.
"مهما كان الأمر، لا تفكر كثيرًا، فقط انظر."
تخطيط ومراقبة محفظة المشروع الخاص بك
إنه على وشك القدرات الأساسية من برنامج إدارة المشاريع.
بعد تحديد مراحل ومهام مشروعك، يمكنك بفضل هذه الأداة الشاملة، تحديد و تنظيم جدواه مع مرور الوقت مع التخطيط الذكي. سيسمح لك بتقسيم مشروعك إلى مراحل، لدمج المعالم ومختلف أصحاب المصلحة، لتعيين المهام لكل فريق، للتحكم في التبعيات بينهم، لتقدير المعدات المتاحة، والمواعيد النهائية التي يجب احترامها، وما إلى ذلك.
ومن الآن فصاعدا، يمكنك بسهولة متابعة التقدم المحرز في مشروعكوعرض التأخيرات وتوزيع عبء العمل في الوقت الفعلي داخل فرقك بناءً على تقدم المهام وما إلى ذلك.
للحصول على فكرة سريعة عن تقدم العمل وتوزيع المهام، يقدم البرنامج مخططات جانت أو نظام كانبان.
تعتبر هذه القدرات الأساسية ضرورية وتلبي احتياجات جميع المستخدمين، سواء كانوا شركة صغيرة أو متوسطة أو كبيرة.
ومع ذلك، فإن الأجهزة التي لا تتمتع بقدرات إضافية مناسبة بشكل أساسي للمشاريع الشخصية أو الهياكل الصغيرة والفرق ذات عدد أقل من المستخدمين. المهام المُدارة بسيطة نسبيًا. هذه غالبًا ما تكون الأجهزة مجانية أو غير مكلفة للغاية.
أداة تعاونية كاملة
يمكن أن يكون برنامج إدارة محفظة المشاريع من هذا النوع تعاونية. هو يسهل و يعزز العمل الجماعي. منصة واحدة يمكن لجميع الموظفين الوصول إليها مركزية جميع المعلومات المتعلقة بالمشروع. فهو يتيح لك مشاركة المستندات وتخزينها، ويقدم حلولًا فورية للتبادل عبر الإنترنت مثل التعليقات أو الدردشة، وأيضًا التنبيهات والإشعارات ومشاركة المعرفة مع المنتدى والمواقع الويكي، وما إلى ذلك.
يمكن أيضًا فتح هذه المنصة للخارج. يمكن لمقدمي الخدمات والعملاء ثم الحصول على الوصول الآمن للحصول على معلومات مفيدة في الوقت الحقيقي وتبادلها مع الفرق.
المزيد من الخيارات المتقدمة
بعض تطبيقات إدارة محافظ المشاريع دمج قدرات أكثر تحديدا. فهي تستجيب لاحتياجات أكثر تعقيدًا وغالبًا ما تتضمن عددًا كبيرًا من الموظفين. فيما يلي بعض الخيارات الممكنة:
- إدارة الموارد، من الميزانية و الأسهم
- إدارة علاقات العملاء
- إعداد التقارير
- الاتصال الهاتفي
- RH
نظام يدمج الأدوات الموجودة
اعتاد فريقك على العمل يوميًا باستخدام أدوات معينة (المراسلة, تخطيط موارد المؤسسات, CRM). يمكن أن يتكامل برنامج إدارة المشاريع مع نظام المعلومات الحالي وتطبيقات الأعمال في الإنتاج. في وضع SaaS، سيكون هذا بفضل واجهات برمجة التطبيقات (APIs).
ما هي طريقة العمل التي تستخدمها؟
الخاص بك برامج إدارة المشاريع يجب أن تتوافق محفظة المشروع مع أساليب العمل الخاصة بك. تم تصميم العديد من الحلول، على سبيل المثال، باستخدام طريقة Agile المستخدمة على نطاق واسع في فرنسا. مرنة وتعاونية ومستعرضة، فهي تضع احتياجات العميل في قلب أولويات المشروع. وهذا يتقدم خطوة بخطوة. ومن ثم فهي تبرز عن التقنية المقسمة الكلاسيكية التي تعمل في سلسلة.
برنامج إدارة المشاريع في الإصدار المحلي أو في السحابة؟
هناك طريقتان لتجهيز نفسك.
"على فرضية" أو محليا
أنت تقوم بشراء برنامج كمبيوتر لإدارة المشروعات الموجود جسديا في المبنى الخاص بك. يتم تثبيته على خوادم شركتك أو على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. التراخيص والتحديثات والصيانة هي مسؤوليتك. غالبًا ما يكون هذا الحل أكثر تكلفة من الإصدار التالي. ولكن لديها ميزة عدم الحاجة إلى اتصال بالإنترنت للعمل.
في SaaS أو على السحابة
يمكنك أيضًا الحصول على تطبيق في وضع SaaS، على السحابة. هي مستضافة على خوادم خارجية تابعة لمقدمي الخدمات السحابية. يمكنك الوصول إلى أدواتك عبر الإنترنت من أي مكان ومن أي وسائط باستخدام متصفح بسيط واتصال بالإنترنت. فهي مجانية أو متاحة باشتراك شهري أو سنوي. أنت تدفع وفقا لاحتياجاتك.
Les يتم إجراء التحديثات من قبل مزود الخدمة. يتم تخفيض تكاليف الصيانة وشراء معدات الكمبيوتر. علاوة على ذلك، يقدم المزيد والمزيد من الناشرين إمكانية الوصول دون اتصال بالإنترنت إلى برنامج إدارة المشروع.
اقرأ أيضًا: قائمة أفضل برامج إدارة المشاريع والأدوات التعاونية عبر الإنترنت.
هل تختار خيارًا مجانيًا أو مدفوعًا أو اشتراكًا أو مفتوح المصدر؟
سوف تجد برامج إدارة المشاريع في السوق freemium الذين لديهم موارد محدودة في بعض الأحيان. قد تكون النسخة المدفوعة أكثر كفاءة ومصممة خصيصًا. في أغلب الأحيان أنت سوف تضطر إلى الاشتراك في اشتراك سنوي أو في شهر. علاوة على ذلك، يسمح الجهاز مفتوح المصدر للمطورين لديك بتكييفه بشكل مثالي مع الاحتياجات المحددة لمؤسستك.
هل برنامجك آمن؟
من أجل تأمين المعلومات المتعلقة بمشاريعك وعملائك، تأكد من أن برنامج إدارة المشاريع يقدم لك ضمانات قوية فيما يتعلق السرية, الحماية و سلامة البيانات الخاصة بك.
يجب عليه أن يحترم قواعد RGPD : الاستضافة على الأراضي الفرنسية، في السحابة الخاصة أو "في مكان العمل"، تشفير البيانات، نظام أمان الخادم، وما إلى ذلك. يجب عليك أخذ هذه المعايير بعين الاعتبار قبل اتخاذ اختيارك.
اختبر برامجك المستقبلية
من المهم أن تتمكن من ذلك اختبار شامل لبرنامجك المستقبلي إدارة المشروع. يجب أن تكون الفترة التجريبية طويلة بما يكفي لفهمها. اغتنم الفرصة للإجابة على العديد من الأسئلة. هي الواجهة بديهية ؟ هل الميزات مناسبة ل إدارة المشاريع اليومية ؟ هل الفرق راضية وهل يعرفون كيفية استخدامها؟
لا ينبغي أن يكون برنامج كمبيوتر إدارة المشروع إطارًا صارمًا. يجب عليه احتضان أسلوب العمل الخاص بك و تلبية احتياجات مؤسستك. يوجد حل مثالي لجميع التكوينات. ومع ذلك، لكي يكون نشره ناجحًا، من الضروري دعم التغيير. للتأكد من اتخاذ القرار الصحيح، يمكنك الاتصال بالمتخصصين.
أخبرنا عن مؤسستك ودعنا نبدأ في تبادل الأفكار!
قراءة المزيد: اكتشف أفضل برامج إدارة المشاريع
