المستخدم هو شخص مخول باستخدام الإدارة الإلكترونية AlKhadim
إدارة البريد. وله اسم مستخدم وكلمة مرور.
هذا الدليل مخصص لأي شخص داخل الشركة، أو خارجها، مطلوب منه ذلك
استخدم النظام من أجل:
حفظ مستند وارد/صادر
عرض مجلد أو مجلد فرعي
المشاركة في معالجة المستندات في سلتك الإلكترونية، وما إلى ذلك.
التجريد من المواد والإدارة الإلكترونية
وثيقة
في حياتنا الشخصية، واجهنا جميعًا عملية البحث مرة واحدة على الأقل
من وثيقة إدارية لا يمكن تعقبها. على مستوى المؤسسة، التعامل مع كميات كبيرة
في بعض الأحيان يكون الأمر مهمًا، ويمكن الوصول بسرعة كبيرة إلى بوليصة التأمين، أو الخطة الفنية، أو أ
فاتورة أو مذكرة تسليم المورد دون الحاجة إلى التعامل مع الملفات الورقية والملاحظات
من الفذ. عندما تتحول إدارة تدفق المستندات إلى نشاط
التعامل مع الورق، يجب علينا أن نتصرف.
تحويل الوسائط الورقية إلى ملفات رقمية، وهو ما يسمى "التجريد المادي".
»، فإن التشاور أو تعميم أو مشاركة الوثيقة يعد طفرة في نفس الوقت
التكنولوجية والاقتصادية والمجتمعية (تغير العقليات والثقافات والاستخدامات).
ومع ذلك، فإن إتقان تدفق المستندات بفضل التكنولوجيا الرقمية يعد وسيلة هائلة لتحقيق ذلك
الإنتاجية والكفاءة مما يساهم في خفض التكاليف.
مفهوم التجريد
يعني التجريد المادي "تحويل دعم المعلومات المادية (المتوسطة)."
ورق) إلى ملف رقمي. عمل إزالة المعلومات من المعلومات في شكل
تنقسم الوثيقة إلى 3 مراحل رئيسية:
إلغاء تخزين المستندات من موقعها الأصلي
افتح صندوقًا من الورق المقوى مخزنًا في خزانة أو غرفة أرشيف
افتح مظروفًا يحتوي على رسالة وصلت للتو
استرجاع نسخة من مستند صادر
قم بمسح المستند ضوئيًا باستخدام الماسح الضوئي
قم بإعادة حزم المستند بشكل اختياري
EDM هو اختصار لإدارة المستندات الإلكترونية.
تشير إدارة المستندات الإلكترونية إلى عملية محوسبة تهدف إلى تنظيم و
إدارة المعلومات والوثائق الإلكترونية داخل المنظمة. يضع
تنفيذ أنظمة الاقتناء والتصنيف والتخزين والأرشفة بشكل أساسي
وثائق. يشارك GED في عمليات العمل التعاوني، والرسملة و
تبادل المعلومات داخل الشركة.
الخطوات الأولى ضمن إدارة AlKhadim
COURRIERS
المفاهيم والتعاريف
الكيان
الكيان عبارة عن هيكل يتكون من سمات تمثل مكونًا محددًا لـ
المجال الوظيفي وربما فيما يتعلق بالكيانات الأخرى في المجال. (أي:
خدمة البريد في الشركة).
بمعنى آخر، يتوافق الكيان مع عضوية المستخدم في الخدمة.
الشركة. على سبيل المثال قسم "البريد" أو "الإدارة المالية" الخ...
المجموعة
هذه مجموعة مستخدمين. يمكن مقارنة المجموعة التي ينتمي إليها المستخدم
دورهم ومسؤولياتهم في الشركة.
مثال "الموظف"، "مشغل المسح الضوئي"، "الشخص المرخص له" وما إلى ذلك...هذا هو
المستوى الذي يتم فيه تحديد الوصول إلى وظائف EDM.
مثال على تنظيم الأعمال. ينتمي كل مستخدم إلى كيان واحد على الأقل
(الكيان الأساسي) ويتم تعيين الأدوار له.
الوثيقة/البريد والفئات
العنصر المركزي في GED، الوثيقة الإلكترونية هي دمج ملف كمبيوتر
ومجموعة من البيانات النصية التي تحدده. نتحدث أيضًا عن البريد في الفكرة
أن المستند يترك المرسل ويمرر إلى المستلم الذي يكون محتواه هو
الوثيقة المراد فهرستها.
هناك عدة فئات للمستندات في AlKhadim إدارة البريد:
وصلت الرسائل
تأتي هذه الرسائل من خارج المنظمة إلى داخلها
الرسائل الصادرة
تنتقل هذه الرسائل من داخل المنظمة إلى خارجها
الحروف الداخلية
تمر هذه الرسائل داخل المنظمة
وثائق المجلد الفرعي
هذه وثيقة ليس لها مفهوم المرسل أو المتلقي.
القمامة الإلكترونية
هيكل يجمع المستندات المرتبطة بحالة (لتتم معالجتها، والتحقق من صحتها، وما إلى ذلك). سلة المهملات
الإلكترونية هي ما يعادل السلة الورقية أو "اللافتة" الموجودة في كل شيء
الشركة التي تستقبل وتشحن وتنقل المستندات الورقية داخليًا. كل
المستخدم لديه قائمة من سلات المهملات.
خطة الايداع
خطة التصنيف هي التمثيل في شكل تسلسل هرمي لتنظيم
وثائق. هذا هو المستودع المستخدم لإنتاج التصنيفات المادية (ورقية أو
آحرون).
وفي الاستخدام الإلكتروني، تشكل خطة التصنيف تمثيلاً لـ
تنظيم الوثائق في النظام.
في ALKHADIM GESTION DE COURRIERS ، فمن المناسب نمذجة الموجود في أ
نظام التصنيف المحدد مسبقا. نتحدث بعد ذلك عن المجلد والمجلد الفرعي، المجلد، المجلد الفرعي.
المجلد والمستند فيما يلي مثال عام لخطة حفظ الملفات
تتوافق قائمة التوزيع مع كافة المستخدمين الذين تلقوا المستند لـ
العلاج في سلة المهملات الخاصة بهم.
العلاج
معلومات تتعلق بمعالجة المستندات. على سبيل المثال إذا كان حرفا، أ
كان من الممكن إرسال إقرار بالاستلام أو خطاب رد.
التاريخ
قائمة بجميع الإجراءات التي تم تنفيذها على هذه الوثيقة.
ملاحظات
القدرة على إضافة وقراءة الملاحظات المكتوبة من قبل المستخدمين (الملصقات الإلكترونية)
قضية
قد يكون المستند مرتبطًا بقضية حالية (على سبيل المثال: شراء الشركة XXX، محاكمة
YYY).
بحث المجلد (عزل المجلد)
تتيح لك هذه الميزة عزل مجلد بشكل مستقل عن المجلدات الأخرى الموجودة فيه
يمكن أن تعلق.
حفظ مستند
يعد إجراء المستخدم هذا هو الأكثر تنظيمًا في EDM. في الواقع، إنه في وقت
الدفع في GED بأن المستند "مخزن" في النظام.
على الرغم من أنه قد يؤدي أحيانًا إلى نتائج عكسية أن يُطلب منك إدخال 15 بيانات وصفية (أو فهارس) لملف
الوثيقة الحالية، فإن بعض الاستخدامات قد تتطلب على العكس من ذلك مجموعات من التعريفات
بيانات مهمة. يجب أن تسمح الفهارس المرتبطة بالمستند بما يلي:
الفهرسة ذات الصلة، والتي تعكس بدقة الوثائق الموصوفة وأن
يتم تشجيع المستخدمين على التغذية
مراحل دورة الحياة
وتنقسم دورة الحياة إلى عدة مراحل. هذه هي المستويات المختلفة التي
سيتعين عليها تمرير الوثيقة منذ تقديمها حتى مصيرها النهائي، وفقًا للسياسة
أرشفة محددة جيدا. ولذلك ترتبط مراحل دورة الحياة بالدورة
سياسة الأرشفة ونوع مساحة التخزين.
وهي تشمل:
معرف
وصف
عملية
رقم تسلسلي
معرف المجموعة
علاوة على ذلك، من الضروري تحديد ما إذا كانت الخطوة تقبل الفشل، ويجب أن تكون كاملة، وما إذا كانت
للإشارة بشكل اختياري إلى البرامج النصية قبل وبعد المعالجة. ال
تتيح لك وظائف الإدارة إضافة خطوات إلى الدورة وتعديل الخطوات
الموجودة وحذف خطوة غير مرتبطة بأي دورة أو سياسة.
