L’utilisateur est une personne habilitée à utiliser la gestion électronique ALKHADIM
GESTION DE COURRIERS . Elle possède un identifiant et un mot de passe.
Ce manuel est destiné à toute personne de l’entreprise, ou extérieure à l’entreprise, amenée à
utiliser le système pour:
enregistrer un document entrant / sortant
consulter un dossier ou un sous-dossier
participer au traitement des documents présents dans sa corbeille électronique etc…
La dématérialisation et la gestion électronique de
document
Dans nos vies personnelles, nous avons tous été confrontés au moins une fois à la recherche
d’un document administratif introuvable. A l’échelle de l’entreprise, manipulant des volumes
parfois conséquents, accéder très rapidement à une police d’assurance, un plan technique, une
facture ou un bon de livraison fournisseur sans avoir à manipuler des dossiers papiers, relève
de l’exploit. Lorsque la gestion du flux documentaire se transforme en une activité de
manutention de papier, il faut agir.
La transformation du support papier en fichier numérique, appelé « dématérialisation
», pour consulter, faire circuler ou partager le document est une mutation à la fois
technologique, économique et sociétale (changement des mentalités, cultures et usages).
Pourtant, la maîtrise des flux documentaires grâce au numérique est un formidable levier de
productivité et d’efficacité contribuant à la réduction des coûts.
Le concept de dématérialisation
Dématérialiser signifie la « transformation de support d’information matériel (support
papier) en fichier numérique ».L’action de dématérialiser une information sous forme de
document se décline en 3 étapes principales :
Déstocker les documents de leur emplacement d’origine
Ouvrir une boite en carton rangée dans une armoire ou une salle d’archive
Ouvrir une enveloppe contenant un courrier qui vient d’arriver
Récupérer une copie d’un document sortant
Numériser le document à l’aide d’un scanner
Reconditionner éventuellement le document
GED est l’acronyme de Gestion Électronique de Document.
La Gestion Electronique des Documents désigne un procédé informatisé visant à organiser et
gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. Il met
principalement en œuvre des systèmes d’acquisition, de classement, de stockage, d’archivage
des documents. La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et
d’échanges d’informations dans l’entreprise.
Premiers pas sous ALKHADIM GESTION DE
COURRIERS
Concepts et définitions
Entité
Une entité est une structure composée d’attributs, représentant un composant identifiable d’un
domaine fonctionnel et potentiellement en relation avec les autres entités du domaine. (ie:
service courrier dans une société).
En d’autres termes l’entité correspond à l’appartenance de l’utilisateur dans un service de
l’entreprise. Par exemple, le service « Courrier » ou la « Direction Financière » etc…
Groupe
C’est un ensemble d’utilisateur. Le groupe auquel appartient l’utilisateur peut être assimilé à
son rôle et ses responsabilités dans l’entreprise.
Exemple « Employé », « opérateur de numérisation », « personne habilité » etc…C’est à ce
niveau que se définissent les accès aux fonctionnalités de la GED.
Exemple d’une organisation d’entreprise. Chaque utilisateur appartient au moins à une entité
(entité primaire) et des rôles lui sont affectés.
Document / courrier et catégories
Élément central d’une GED, le document électronique est la fusion d’un fichier informatique
et d’un ensemble de données textuelles qui le définit. On parle aussi de courrier dans l’idée
qu’un document part d’un émetteur et transite vers un destinataire dont le contenu est le
document à indexer.
Il existe plusieurs catégories de document dans ALKHADIM GESTION DE COURRIERS :
Les courriers arrivés
Ces courriers viennent de l’extérieur vers l’intérieur de l’organisation
Les courriers départs
Ces courriers vont de l’intérieur vers l’extérieur de l’organisation
Les courriers internes
Ces courriers transitent à l’intérieur de l’organisation
Les documents de sous-dossier
Il s’agit de document n’ayant pas de notion d’expéditeur ou de destinataire.
Corbeille électronique
Structure qui regroupe des documents liés par un état (à traiter, à valider, …). La corbeille
électronique est l’équivalent de la corbeille papier ou « bannette » présente dans toute
entreprise qui réceptionne, expédie et transmet en interne des documents papier. Chaque
utilisateur possède une liste de corbeilles.
Plan de classement
Un plan de classement est la représentation sous forme de hiérarchie de l’organisation des
documents. Il s’agit du référentiel utilisé pour réaliser des classements physiques (papier ou
autres).
Dans un usage électronique, le plan de classement constitue donc la représentation de
l’organisation des documents dans le système.
Dans ALKHADIM GESTION DE COURRIERS , il convient de modeler l’existant dans un
système de classement prédéfini. On parle alors de dossier et sous-dossier, de chemise, sous-
chemise et document Ci-dessous un exemple généraliste de plan de classement
La liste de diffusion correspond à l’ensemble des utilisateurs qui ont reçu le document pour
traitement dans leur corbeille.
Traitement
Informations concernant le traitement du document. Par exemple s’il s’agit d’un courrier, un
accusé de réception ou un courrier de réponse a pu être envoyé.
Historique
Liste de toutes les actions effectuées sur ce document.
Notes
Possibilité d’ajouter et de lire des notes écrites par les utilisateurs (post-it électronique)
Affaire
Le document peut-être lié à une affaire en cours (Ex : rachat de la société XXX, procès de
YYY).
Recherche de dossier (isolement de dossier)
Cette fonctionnalité permet d’isoler un dossier indépendamment des autres auxquels il
pourrait être rattaché.
Enregistrement d’un document
Cette action utilisateur est la plus structurante dans la GED. En effet, c’est au moment du
versement dans la GED que le document est « rangé » dans le système.
S’il est parfois contre-productif d’obliger à saisir 15 métadonnées (ou index) pour un
document courant, certaines utilisations peuvent au contraire nécessiter des jeux de méta-
données importants. Les index associés au document doivent permettre :
une indexation pertinente, qui reflète précisément les documents décrits et que les
utilisateurs sont incités à alimenter
Les étapes du cycle de vie
Un cycle de vie est découpé en plusieurs étapes. Il s’agit des différents palliers par lesquels
devront passer un document de son introduction jusqu’à son sort final, selon une politique
d’archivage bien définie. Les étapes du cycle de vie sont donc associées au cycle, à la
politique d’archivage et au type de zone de stockage.
Elles comportent :
un identifiant
une description
une opération
un numéro de séquence
un identifant de collection
Par ailleurs il est nécessaire de préciser si une étape accepte l’échec, doit être complète, et
d’indiquer de manière facultative quels sont les scripts de pré et de post traitements. Les
fonctions d’administration permettent d’ajouter des étapes à un cycle, de modifier les étapes
existantes et de supprimer une étape qui n’est rattachée à aucun cycle et à aucune politique.
